29.07.12   |   kl. 16:28   |   Aktuelt, Prosabladet

Brugerpanelet: Et godt møde er effektivt og kort

Møder. Alle kender dem, de er elsket af mange, og hadet af flere. Prosabladets brugerpanel deler mødeoplevelser på ondt og godt.

Denne måned har vi spurgt Prosabladets brugerpanel om deres forhold til møder, og det er en blandet pose bolsjer. Kun få vil rent faktisk helst undgå møder helt, og de fleste kan se nødvendigheden af møder, men har samtidig masser af dårlige eksempler på, hvad man skal undgå.

– De møder, vi har hver fredag. Vi snakker om en masse vedkommende og vigtige ting omkring firmaets virke, og centrale opgaver vendes. Der skrives referat. Men ingen læser referatet, og ingen af de vigtige opgaver bliver nødvendigvis udført. Total spildtid, mener en deltager.
– Traditionelle møder savner generelt ordentlig ledelse og respekt for, at man bruger rigtig mange mandetimer på at sidde til møde, påpeger en anden.
Heller ingen er i tvivl om, hvordan et godt møde skal skæres – det skal være planlagt, forløbe effektivt, med godt forberedt dagsorden og gerne kort og præcist. Og så skal alle være klar over formålet med mødet og et formål med at være med.

Tag medansvar

Alligevel har alle negative erfaringer med møder, og hvordan kan det egentlig være, at mange er så dårlige til at holde møder, når vi godt i teorien ved, hvad vi skal undgå?
Karen Kramhøft er sociolog og seniorkonsulent på Teknologisk Institut. Hun har i en årrække rådgivet om, hvordan man opbygger en god mødekultur i virksomheden. Karen Kramhøft nikker genkendende til panelets lidt dystre mødeoplevelser.
– De fleste har nok en fornemmelse af, hvad der kendetegner de gode møder. Når vi så alligevel forfalder til at medvirke til de mere kedelige møder, så tror jeg, det handler om, at ingen tager ansvar og det magelige i at gøre, som vi plejer.
Selvom hun understreger, at det er ledelsens ansvar at sætte selve mødekulturen på dagsordenen, kan den enkelte medarbejder alligevel hjælpe til.
– Hvis du ikke ser en klar dagsorden for et møde, så er det helt i orden at spørge til en. Selvom du ikke er mødeleder, kan du godt stille spørgsmål om, hvorvidt mødet er på vej ud ad et sidespor, eller om der ikke er behov for en lille pause. Det er også tilladt at tage jahatten på i stedet for kollektivt at fralægge sig ansvaret, konstaterer Karen Kramhøft.

Brugerpanelets deltagere bruger i gennemsnit lidt over fem timer om ugen på møder – en enkelt bruger hele 20 timer. En del synes da også, at de bruger for meget tid på møder, mens cirka halvdelen synes, de bruger tilpas:
– Jeg undgår gerne møder, ofte er de spild af min tid, kommenterer én.
– Meget af mit arbejde er centreret omkring møder, men det føles ofte, som om 'jeg intet laver', skriver en anden deltager.
– Jeg er ikke overbelastet, så jeg kan godt håndtere mere. Men har kun møder, når der er noget at holde møder om.

Powerpoints og teknik-knas

Halvdelen kan bedst lide den klassiske mødeform rundt om bordet med powerpoint-show eller whiteboard, og den anden halvdel af de 60 besvarere foretrækker utraditionelle møder som walk and talk, stående møder, cafémøder eller virtuelle møder. Og så er der dem, der foretrækker helt korte møder eller slet ingen.
– Har ikke prøvet walk and talk-møder, men det lyder spændende, her behøver jeg ikke at frygte, at jeg falder i søvn, kommenterer én.
Flere påpeger, at den bedste mødeform i høj grad kommer an på, hvad formålet med mødet er, og en enkelt kan bedst lide variation for ikke at køre sur i det:
– Når alting varierer – rutinen omkring møder er det værste – brud og overraskelser er det bedste.
Lidt over halvdelen af brugerpanelisterne har erfaring med virtuelle møder, som de især holder internt i deres virksomhed, ofte når folk arbejder på forskellige lokationer eller har forskellige afdelinger.
Visse udfordringer kommer ofte på banen, når man holder virtuelle møder:
– Der er altid en af deltagerne, som enten ikke kan få lyd eller billede til at virke, og så kommer man senere i gang.

Desuden påpeger flere, at de mangler det menneskelige aspekt og kropssprog, samt sætter store krav til mødedisciplinen, så alle får taletid og ikke taler i munden på hinanden.
– Ofte er der nogle, der slet ikke siger noget (måske intimiderede af formen), sprogproblemer ved deltagere med forskellige modersmål. Ofte har deltagerne meget forskellig baggrund.
Fordelene er til gengæld også klare: Man sparer rejsetid, undgår det værste smalltalk, og det går hurtigere.
– De styrker en tendens til flere små møder – den mest effektive form.
For, som en deltager påpeger:
Effektive og målrettede møder, der fokuserer på det væsentlige, er ikke forhadte, men giver en bedre arbejdsdag. Ineffektive møder er forhadte – de stjæler bare vigtig arbejdstid.

• Brugerpanelets opskrift på et godt møde
  

  – Walk og talk virker. Møder, specielt interne møder med afbrud, virker ligeledes godt. Møder, hvor formålet på forhånd er klart, fungerer godt.
  – Brainstorm er en rigtig god mødeform, så længe ordstyrer også husker at få de stille med og ikke kun os højestråbende.
  – Korte konstruktive møder.
  – Der findes en dagsorden, mødet styres kompetent, starter og slutter til tiden. Alle ved, hvad der forventes af dem. De rigtige folk er med (ikke bare ledere og 'gidsler').
  – Et løsningsorienteret møde med korrekt dagsorden, korrekt beslutningsgrundlag, korrekt referat, der kan bruges som arbejdsgrundlag.
  – Stå-møder. De er mere effektive end siddende møder, og man bliver ikke træt af bare at sidde.
  – Rigeligt med drikkevarer og frugt. Og ud i den friske luft. Intet dræber mere end et varmt, iltfattigt mødelokale.
  

• Brugerpanelets værste mødeoplevelser
  

  – Det meget sædvanlige med, at folk snakker i timevis, og mødet ender med, at nogle skal arbejde videre, og vi så skal tage samme emne op på endnu et møde. Der sandsynligvis ender på samme måde.
  – Lederen kaldte sammen og sagde, at arbejdet skulle sendes til Indien, hvor folk påstodes at kunne overtage højt specialiseret arbejde efter få måneders kursus – og derefter kom en helt ung pige med store dådyrøjne fra HR og sagde, at vi skulle ikke være kede af, at vi var så gammeldags.
  – Powerpoint, dårlig dyster belysning, dårlig akustik, manuskripttaler og søvnige deltagere.
  – Ingen struktur, møde for mødets skyld, folk drysser ud og ind, mødet starter for sent og slutter ikke til tiden, ingen fokus, dagsorden mm.
  – Langtrukne møder, som regel orienteringsmøder, hvor ledelse er indblandet.
  – Møder i jobcenteret og hos 'anden aktør'.

PRINT