Anvendelser - specifikke bestemmelser

[ OSS oversigt ] [ Anvendelse af data ]

Hvilke behandlinger af personoplysninger om medarbejderne må arbejdsgiveren foretage?

I forbindelse med ansættelsesforhold behandler arbejdsgiveren personoplysninger om medarbejderne til forskellige formål. Først og fremmest behandler arbejdsgiveren oplysninger til den almindelige personaleadministration. Dernæst kan arbejdsgiveren ønske at gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger som kræver behandling af personoplysninger. Der er tale om behandlinger som kan være ganske indgribende for medarbejdernes personlige integritet og der findes netop på dette område særlovgivning. Endelig kan arbejdsgiveren behandle medarbejdernes personoplysninger i andre sammenhænge og Datatilsynet har vurderet mulighederne for at offentliggøre medarbejdernes navne mv. på Internettet.

Når arbejdsgiveren behandler personoplysninger skal han selvsagt overholde persondatalovens bestemmelser. Behandlingen skal være i overensstemmelse med god databehandlingsskik og skal have et udtrykkeligt og sagligt formål. Sædvanlige behandlinger af medarbejdernes personoplysninger vil kunne finde sted uden samtykke når de forfølger en berettiget interesse, og hensynet til medarbejderen ikke overstiger denne (§6 stk. 1 nr. 7). Behandlinger til særlige formål må vurderes i det konkrete tilfælde og vil kræve et udtrykkeligt samtykke fra den enkelte medarbejder. Arbejdsgiveren kan dog ikke indhente samtykke til en hvilken som helst behandling, idet den skal opfylde de grundlæggende betingelser, dvs. følge god databehandlingsskik samt have et sagligt formål. Videre skal samtykket være frivilligt og må ikke være afgivet under tvang. Arbejdsgiveren vil derfor ikke kunne gøre ethvert samtykke til en betingelse for fortsat ansættelse, idet medarbejderen i de situationer, hvor behandlingen ikke er en normal del af et ansættelsesforhold, må have mulighed for at undlade at meddele samtykke. Datatilsynet har ikke taget stilling til spørgsmål af denne art, og det er derfor ikke muligt nærmere at klarlægge, hvordan persondataloven vil blive tolket.

Ved behandling af personoplysninger har arbejdsgiveren en oplysningspligt. Selvom medarbejderne i en vis udstækning allerede er bekendt med behandlingen af personoplysninger i personaleregistre mv. bør arbejdsgiveren give en samlet information om hvilke personoplysninger der behandles som led i ansættelsesforholdet samt om formålet med behandlingen. Denne information kan være en del af en personalehåndbog eller af en introduktion af nye medarbejdere.

Arbejdsgiveren skal slette oplysninger om den ansatte når de ikke længere er nødvendige for personaleadministrationen, jfr. Persondataloven generelle bestemmelse i §5 stk. 5. Det er ikke muligt generelt at beskrive hvor oplysningerne skal slettes det afhænger af de konkrete forhold og ofte også af regler i anden lovgivning. Datatilsynet har udtalt, at man generelt kan bevare oplysninger så længe medarbejderen er ansat for at sikre historikken i personalesagen. I Datatilsynets kladde for offentlige myndigheders anmeldelse af personaleadministration har tilsynet forslået en sletningsfrist på maksimalt 20 år for personalesager. Formentlig vil der ofte skulle ske sletning efter en kortere frist.

Endelig har medarbejderen ret til indsigt i de oplysninger, der behandles om en selv. Og han kan altså bede arbejdsgiveren om en udskrift af de behandlede oplysninger. En medarbejder kan også bede om oplysning om den enkelte behandling og skal have oplyst formål mv.

Personaleadministration
De nærmere bestemmelser om behandling af personoplysninger til personaleadministration er er opdelt for den offentlige forvaltning for private virksomheder.

I den offentlige forvaltning fremgår de uddybende bestemmelser af Justitsministeriets bekendtgørelse om undtagelser fra pligten til anmeldelse (nr. 529).

Behandlinger til personaleadministration kan i den offentlige forvaltning udover almindelige oplysninger uden anmeldelse omfatte:

• Oplysninger om sygefravær og sygdomsperioder
  
• Oplysninger om begrundelsen for andet fravær fra arbejdet
  
• Pensionsforhold
  
• Kildeskatteoplysninger
  
• Oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises
  
• Lønindeholdelse, bortset fra oplysninger om begrundelsen for indeholdelsen
  
• Oplysninger om fratrædigelsesgrund.
  

Behandlingen kan omfatte almindelige oplysninger, herunder personnummer og oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed.

Oplysningerne kan overføres til andre når det indgår i behandlingen. Oplysningerne kan opbevares så længe det er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles og de skal herefter slettes eller overføres til arkiv. Arbejdsgiveren skal udarbejde en oversigt over kategorier af modtagere, samt fastsætte tidspunkt for sletning af oplysningerne. Arbejdsgiveren skal mindst en gang årligt kontrollere, at der ikke behandles oplysninger, som ikke er nødvendige.

I øvrigt kan de offentlige arbejdsgivere behandle oplysninger, som følger af persondatalovens almindelige regler, herunder oplysning om medlemskab af en fagforening til kontingent opkrævning og til opfyldelse af arbejdsretlige forpligtelser.

I en længere vejledende udtalelse fra 28-04-06 har Datatilsynet behandlet videregivelse af oplysninger om offentligt ansattes løn. Persondataloven regulerer hvornår en arbejdsgiver er berrettiget til at videregive personoplysninger. Arbejdsgiveren kan være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til andre love eller retlige forpligtelser (herunder overenskomster). Ikke følsomme oplysninger kan videregives hvis medarbejderen har givet sit samtykke (se nærmere om samtykke i vejledningen side 18 og side 29). Arbejdsgiveren kan være berettiget til at videregive lønoplysninger uden samtykke til tillidsrepræsentanter, faglige organisationer og andre ansatte når det er nødvendigt for modtageren og ikke er i strid med den ansattes interesser (se lovteksten i §6, stk. 1 nr. 7). Det må, skriver Datatilsynet, bero på en konkret vurdering, men som det faglige system er skruet sammen vil oplysninger om løn forhold ofte kunne videregives. Dog fremhæver tilsynet, at der normalt ikke vil kunne videregives negativt ladede udtalelser om en ansat, f.eks. indeholdt i begrundelse for løntillæg.

Personalestyrelsen (under Finansministeriet) har udsendt en vejledende pjece: "Persondata - og hvad så" med vejledning for personaleadministrative medarbejdere i offentlige myndigheder. Pjecen kan hentes fra www.perst.dk under publikationer 2005.

For private virksomheder har Datatilsynet fremlagt en særlig information.

Almindelige oplysninger vil normalt kunne registreres i det omfang virksomheden skal bruge oplysningerne. Som eksempler på almindelige oplysninger nævner vejledningen: medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette. Arbejdsgiveren kan dog registrere følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde bestemmelser i lovgivningen. Følsomme oplysninger vil endvidere kunne behandles når det sker for at overholde en forpligtelse som følger af kollektive overenskomster mellem parter på arbejdsmarkedet. Endvidere vil arbejdsgiveren i særlige tilfælde kunne registrere følsomme oplysninger for at opfylde et retskrav. Datatilsynet nævner som eksempler, at en virksomhed har behov for at registrere oplysninger om et strafbart forhold i form af underslæb begået af en medarbejder, hvis dette er nødvendigt for at kunne gøre virksomhedens krav på erstatning gældende over for medarbejderen. Arbejdsgiveren kan registrere medlemskab af fagforening med henblik på kontingentopkrævning. Arbejdsgiveren vil herudover have begrænsede muligheder for at registrere følsomme oplysninger til personaleadministration uden samtykke.

Som eksempler på følsomme oplysninger der kan behandles nævner Datatilsynet: oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol m.v., oplysninger om medlemskab af fagforening, oplysninger om strafbare forhold samt andre tilsvarende rent private forhold, f.eks. om at en medarbejder er bortvist fra jobbet på grund af en grov tilsidesættelse af ansættelsesforholdet eller om at en medarbejder har indgået registreret partnerskab. En personlighedstest vil som regel også skulle betragtes som en følsom oplysning.

Arbejdsgiverens muligheder for at behandle helbredsoplysninger er reguleret i en særlov: Lov om brug af helbredsoplysninger på arbejdsmarkedet. Loven fastsætter regler for, hvornår en arbejdsgiver inden en ansættelse eller under en ansættelse må stille spørgsmål om en lønmodtagers helbredstilstand eller forlange at en lønmodtager helbredsundersøges. En arbejdsgiver har ret til at indhente oplysninger, om en lønmodtager her og nu lider af en sygdom, der vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed. Arbejdsgiveren skal overfor lønmodtageren angive hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, der ønskes oplysninger om. De oplysninger arbejdsgiveren indsamler skal være direkte relevante for det pågældende arbejde. Arbejdsgiveren kan derfor ikke bede om en generel helbredserklæring. En arbejdsgiver må ikke indhente helbredsoplysninger, der har til formål at oplyse, hvilken risiko lønmodtageren har for at udvikle eller få en sygdom. Lønmodtageren har pligt til at oplyse om kroniske sygdom, der også fremover kan forventes at give anledning til betydeligt sygefravær - men altså ikke om sygdom - f.eks. velbehandlet sukkersyge - som ikke giver anledning til væsentlig sygefravær.

Datatilsynet har udtalt, at en arbejdsgiver ikke må indhente kreditoplysninger hos RKI eller andet kreditoplysningbyro om en jobansøger, med mindre der er tale om særligt betroet stilling. Jobansøgeren skal oplyses om, at der er blevet tjekket, samt om en eventuel opbevaring af oplysninger.

Kontrolforanstaltninger
Persondataloven har en regulering af arbejdsgiverens registrering af medarbejdernes brug af telefoner (§13, stk 1). Bestemmelsen gælder for såvel fast installerede telefoner og mobiltelefoner. Arbejdsgiveren må ikke foretage en automatisk registrering af, hvilke telefonnumre der er foretaget opkald til fra arbejdsgiverens telefoner. Bestemmelsen tolkes således, at det er tilladt at registrere dele af telefonnummeret - f.eks. de fire første cifre - og samtalernes varighed.

Bestemmelsen tager sigte på at beskytte de ansattes privatliv i forbindelse med brug af telefonen

Arbejdsgiveren kan overvåge medarbejderne på arbejdspladsen med tv-overvågning. Ved tv-overvågning forstås vedvarende eller regelmæssig gentagen personovervågning ved hjælp af fjernbetjent eller automatisk tv-kamera, fotografiapparat eller lignende apparat med henblik på overvågning. En sådan overvågning er omfattet af persondataloven og af en særlig Lov om forbud med tv-overvågning. I Lov om forbud mod tv-overvågning mv. er det bestemt at offentlige myndigheder og private virksomheder kan foretage tv-overvågning af steder og lokaler, hvor der er almindelig adgang, eller af arbejdspladser når de ved skiltning eller på anden tydelig måde giver oplysning herom. Når medarbejdere tv-overvåges suppleres kravet om skiltning af persondatalovens bestemmelser. Det betyder at medarbejderne skal informeres om overvågningen i overensstemmelse med lovens oplysningspligt – herunder om formålet med overvågning, hvor den foregår og hvor længe optagelser bliver opbevaret, i hvilke tilfælde optagelserne vil blive gennemgået, og om optagelserne kan blive videregivet til politiet, og i hvilke tilfælde dette vil ske. Det må forudsættes at arbejdsgiveren fastlægger klare regel for behandling af optagelserne og de kun gennemgås af en afgrænset personkreds f.eks. en særlig Intern Revision. Datatilsynet har udtalt, at der bør ske en løbende sletning af optagelserne, og disse må kun opbevares i en vis kortere periode, som ikke bør overstige 30 dage.

Det har haft stor interesse i hvilket omfang arbejdsgiveren kan kontrollere medarbejdernes brug af Internet og e-post. Datatilsynet har gennem flere sager fastlagt tilsynets tolkning af persondatalovens regler om en sådan kontrol. Se svarene på spørgsmålene: Hvordan må arbejdsgiveren kontrollere medarbejderne brug af internet/brug af e-post.

Personaleoplysninger på internettet
Hos en del offentlige myndigheder og private virksomheder er det praksis at lægge oplysninger om medarbejderne på Internettet. Datatilsynet har fremlagt en særlig information om "offentliggørelse af personaleoplysninger på Internettet".

En offentlig myndighed eller en privat virksomhed må offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside på Internettet. Omvendt må oplysninger af mere privat karakter, kun offentliggøres med udtrykkeligt samtykke fra den ansatte.

Arbejdsrelaterede oplysninger er ifølge Datatilsynet for eksempel den ansattes navn, arbejdsområder, ansættelsesår, direkte arbejdstelefonnummer eller e-postadresse på arbejdet. Sådanne oplysninger er en naturlig del af informationen om arbejdspladsen, og kan derfor som hovedregel offentliggøres uden samtykke.

Oplysninger af mere privat karakter er ifølge Datatilsynet for eksempel et portrætfoto af den ansatte, en privat adresse, privat e-postadresse eller et privat telefonnummer. Arbejdsgiveren må kun offentliggøre disse oplysninger, hvis den enkelte ansatte har givet udtrykkeligt samtykke hertil.

Samtykket skal være udtrykkeligt. Det betyder, at der være tale om en aktiv handling fra den ansattes side. Det er altså ikke godt nok, hvis man skriver eller siger til den ansatte, at hvis han/hun ikke protesterer inden f.eks. en uge, går man ud fra at der foreligger et samtykke.

De ansatte har mulighed for at gøre indsigelse mod at arbejdsgiveren offentliggør oplysninger om dem på hjemmesiden. Hvis vægtige grunde taler herfor skal oplysninger ikke offentliggøres eller slettes. Indsigelsen vil være berettiget, hvis tungtvejende der vedrører pågældendes individuelle situation taler for at indsigelsen skal imødekommes. Et eksempel herpå kan være, at medarbejderen på grund af trusler om vold eller lignende har beskyttet adresse og derfor ikke ønsker det skal være offentligt kendt hvor han/hun arbejder. Det er i første omgang arbejdsgiveren som skal vurdere indsigelsen. Hvis indsigelsen ikke imødekommes kan man klage til Datatilsynet.

Senest opdateret 23.06.2007

[ OSS oversigt ] [ Anvendelse af data ]