Ansættelsesforhold, It og samfund

Ledelse på afveje

Foto: Magnus Møller

Det er ikke kun fejlslagne it-systemer, der har kostet SKAT milliarder i tabte indtægter. Det er i høj grad inkompetent ledelse. Det fastslår Jep Loft, der fra sin position i både Mærsk Data, IBM og KMD har været tæt på beslutningerne. I en ny bog tager han et opgør med den nye ledelseskultur. ”Det farlige ved den nye kultur er, at ledere ikke i tilstrækkelig grad er forpligtet til at have forstand på det, de skal være ledere for”, siger Jep Loft, der er uddannet datalog og jurist.

Mange af de store skandaler i SKAT, der har kostet statskassen et astronomisk beløb det seneste årti, kunne for en stor dels vedkommende have været undgået, hvis bare de ansvarlige chefer havde lyttet til fagkundskaben.

For selv om den politiske fortælling handler om fejlslagne it-systemer, så er både udbytteskandalen og den manglende inddrivelse af danskernes gæld i langt højere grad et spørgsmål om inkompetent ledelse, der har mistet jordforbindelsen.

Sådan lyder det fra Jep Loft, der for tre år siden gik på pension efter en lang karriere med chefstillinger i både A.P. Møller, Mærsk Data, IBM og senest KMD, der i årevis har været statens leverandør af store og komplekse it-systemer.

Lukningen af EFI er et eksempel på, hvordan en ledelse, der er uden faglig fundering, kan skabe katastrofer

I en ny bog ”Ledelse på Afveje”, som Jep Loft har skrevet sammen med sin gamle studiekammerat, professor Peter Harder, sætter han fokus på en uheldig udvikling, hvor magt og indsigt er blevet skilt ad, og hvor det er svært – hvis ikke umuligt – for de menige medarbejdere at råbe ledelsen op.

– Der er opstået en ny ledelseskultur, som fører til unødvendige og somme tider katastrofale fejl, som kan være umulige at bremse. Det farlige ved den nye kultur er, at ledere ikke i tilstrækkelig grad er forpligtet til at have forstand på det, de skal være ledere for, siger Jep Loft.

Da Jep Loft i 2016 ankom til KMD, havde SKAT netop opsagt kontrakten om et fælles inddrivelsessystem (EFI), der gentagne gange blev forsinket og fordyret. Men det skyldtes i høj grad, at myndighederne ikke selv kunne overskue processen og satte for store skibe i søen, mener Jep Loft.

– Lukningen af EFI er et eksempel på, hvordan en ledelse, der er uden faglig fundering, kan skabe katastrofer, siger Jep Loft, der vurderer, at skandalerne i SKAT samlet set har kostet skatteyderne over 100 milliarder kroner.

– Da man valgte at skrotte EFI, kørte systemet faktisk fint. Kammeradvokaten havde påpeget nogle forhold, der stred mod loven, men de kunne let have være håndteret. Men den historie er ikke populær i de politiske kredse, lyder det fra Jep Loft, der er uddannet cand.scient. i matematik og datalogi.

Foto: Magnus Møller

Magt og mangel på indsigt

Kritikken af ledelsen i SKAT står ikke alene. Bogen stiller også skarpt på IBM og A.P. Møller-Mærsk samt universiteterne og sundhedsvæsenet.

Fællestrækkene er, at virksomhedsledelsen har distanceret sig fra de medarbejderne, der har forstand på kerneforretningen. Ind er kommet abstrakte størrelser som strategier, visioner og performance, og man har taget beslutningskraften fra dem, der er tæt på de daglige problemer.

Det farlige ved den nye kultur er, at ledere ikke i tilstrækkelig grad er forpligtet til at have forstand på det, de skal være ledere for

Gennem sit arbejdsliv har han mødt ledelser, som efter hans mening har forvoldt betydelig skade på virksomheden og skabt stor frustration blandt medarbejderne.

– Det nye ledelsesrum har gjort det muligt og tilladeligt at træffe beslutninger uden at have det nødvendige faglige grundlag. De garvede medarbejdere med høj faglig stolthed og indsigt bliver skiftet ud, og managementkulturen tager over, ­siger Jep Loft.

Da Mærsk Data blev overtaget af IBM i 2005, oplevede han, hvordan en unik medarbejderkultur blev smadret i løbet af få år af en topledelse i USA, der ikke havde kendskab til den danske forretning.

– Vi havde udviklere med en enorm faglig viden, som vi havde opbygget på den hårde måde gennem mange år. Men IBM forstod sig ikke særligt meget på drift, support eller videreudvikling af de it-systemer, vi kørte, og ledelsen i IBM Danmark skulle følge regler og procedurer, der kom fra USA. Bureaukratiet var så stærkt, at det gik i opløsning, siger Jep Loft.

Hos A.P. Møller-Mærsk har han også fra nærmeste hold bevidnet, hvordan chefer, der ingen erfaring havde med rederidrift, ændrede på ledelseskulturen i det hæderkronede rederi.

– Det betød for eksempel, at cheferne prioriterede at opfylde et ligegyldigt mål for at opnå deres bonus fremfor at interessere sig for at drive virksomheden fornuftigt, siger Jep Loft.

Skriger til himmelen

Men det er skandalerne i SKAT, der optager Jep Loft mest. Det er også dem, der har haft den største bevågenhed i offentligheden, men ifølge Jep Loft er der mange ting, der ikke er blevet fortalt. Andre ting er fortalt på en måde, der tjener de politiske interesser og fordrejer de faktiske it-mæssige omstændigheder, mener Jep Loft.

Når det gælder svindelsagen med udbytteskat, hvor statskassen i løbet af sommeren 2015 blev lænset for cirka 13 milliarder kroner, overhørte skatteministeriets departement adskillige advarsler og lod udbetalingerne fortsætte i flere måneder uden at gribe ind. Desuden havde kun to medarbejdere ansvaret for at kontrollere udbetalingerne.

– Det skriger til himmelen, siger Jep Loft.

Han kalder det paradoksalt, at SKAT bruger utroligt mange ressourcer på nidkært at indhente skatter og afgifter fra borgere og virksomheder, mens kassen står på vid gab, når det handler om at udbetale statslige midler.

– Hvis du kigger på antallet af medarbejdere, der passer på statens penge, så står det i skærende kontrast til, hvor mange der kradser penge ind. I min optik bør man have meget større fokus på at sikre, at der ikke udbetales penge uretmæssigt til svindlere. Det peger igen på dårlig ledelse, siger Jep Loft.

Staten takker nej og gælden stiger

Når det gælder EFI, så rækker sagen helt tilbage til 2005, hvor den daværende regering beslutter at afskedige 3.500 medarbejdere i SKAT og erstatte dem med inddrivelsessystemet EFI. Eller sagt på en anden måde: Pantefogeden blev erstattet af kode.

It-systemer bliver ikke nedslidt. Jo længere de har kørt, jo mere fejlfri er de

Efter flere års kamp for at få SKATs indviklede og fintmaskede regelværk programmeret ind i et vildtvoksende it-system bliver systemet sat i drift i 2013, selv om det ikke er klar. Og to år senere beslutter skatteminister Karsten Lauritzen (V) at aflive EFI og sagsøge KMD – uden at have et andet it-system i ­baghånden.

Og det er lige her, at det største ledelsesmæssige svigt ligger, mener Jep Loft, som på det tidspunkt er med i en arbejdsgruppe i KMD, der håndterer den juridisk højspændte sag.

KMD foreslår SKAT at lade dele af EFI køre videre i en tilrettet version, så man fortsat kan inddrive de væsentligste gældsposter og foretage lønindeholdelse.

– EFI var langt om længe blevet et fint system. Jeg ville have beholdt det og taget alle de dele i brug, der rent faktisk virkede godt. Vi kunne have tilrettet systemet med den kode, der allerede virkede, og på den måde have EFI som et sikkerhedsnet for statskassen i en periode, indtil der var udviklet et nyt system, siger Jep Loft.

Han forsøger ad flere kanaler at få møder i stand med SKAT for at præsentere idéen. Desuden sender KMD syv breve til SKAT for at forklare, at store dele af EFI rent faktisk er operationelt og kører fejlfrit.

– Men de var ikke interesserede. Man var ikke engang villig til tage et møde. Det var meget tydeligt, at der ikke var noget ønske om at holde fast i EFI. Det var en politisk beslutning, at det skulle skrottes for enhver pris, siger Jep Loft.

Uden sikkerhedsnettet sker der en eksplosiv stigning i danskernes gæld til det offentlige fra 79 milliarder kroner til 131 milliarder kroner på bare ét år.

– Det ville have været helt uden risiko og så godt som omkostningsfrit at lade KMD gennemføre forslaget om et tilrettet EFI, der genoptog inddrivelsessagerne. Der var ingen saglig grund til at frygte, at det ikke skulle virke. Systemet havde allerede kørt uden programfejl. Men man sagde nej, og det har kostet staten i omegnen af 50 milliarder kroner, fastslår Jep Loft.

Foto: Magnus Møller

Bliver ikke nedslidt

Samtidig anfægter han den forklaring, som den nu fyrede direktør for Udviklings- og Forenklingsstyrelsen i september 2020 afgav til Skattekommissionen, om at ”it-systemerne var gamle og nedslidte”.

– It-systemer bliver ikke nedslidte. Jo længere de har kørt, jo mere fejlfrie er de, siger Jep Loft.

Statens erstatningskrav mod KMD lød på svimlende 692 millioner kroner – eller lige så meget, som staten havde investeret i EFI gennem årene. Rigsrevisionen havde ellers konkluderet, at skandalen i høj grad skyldtes SKATs egen projektstyring og ikke kvaliteten af KMD’s programmer. Også konsulentvirksomheden Accenture fastslog i en rapport bestilt af SKAT, at KMD’s kodearbejde ikke var årsagen til problemerne med EFI.

Sagen endte i 2019 med et forlig, hvor KMD skulle betale 200 millioner kroner i erstatning for ”den fejlslagne udvikling af EFI”, som skatteministeren beskrev det. Halvdelen af beløbet blev aftalt som en rabat på eksisterende it-kontrakter.

– KMD kunne have gjort mere for at forsvare sig mod statens anklager, men jeg tror, man valgte at acceptere erstatningen for dermed at bevare sit gode forhold til SKAT og muligheden for at få del i udviklingen af fremtidige it-systemer, siger Jep Loft.

En prop i momssvindlen

Det tredje ømme punkt, hvor Jep Loft sætter sin finger, handler om moms. Med en pensioneret lektor fra DTU som underleverandør havde IBM udviklet en model til SKAT, der kan afsløre svindel med negativ moms – et område, der økonomisk set er større end statens udgifter til sundhedsvæsen og skolevæsen tilsammen.

Modellen er bygget på kunstig intelligens (SPSS) og kan på basis af tidligere års data beregne en score for samtlige nye krav på udbetaling af negativ moms og genkende dem, der sandsynligvis handler om fejl eller svindel. Ifølge Jep Loft udbetales 98 procent af alle anmodninger om negativ moms i dag uden kontrol, fordi der er begrænsede personaleressourcer.

– Vi testede vores model, og i løbet af et par år fik vi den trænet, så den kunne udvælge de sager, hvor der med stor sikkerhed var tale om momssvindel, siger Jep Loft.

SKAT brugte den til at udvælge de to procent af kravene, som de havde ressourcer til at kontrollere. IBM foreslog derfor, at systemet automatisk skulle udsende breve til de øvrige virksomheder, der var i søgelyset, og bede om flere informationer, inden den negative moms kunne udbetales.

Det ville ifølge Jep Loft få svindlerne til at flygte over alle bjerge, mens virksomheder med rent mel i posen enten ville indsende yderligere dokumentation eller i værste fald brokke sig højlydt. Men SKAT var ikke interesseret.

– Det ville have betydet, at færre penge kunne ryge ud ad statskassen uden kontrol, og det ville give et ekstra værn mod svindel på et område, hvor der med stor sandsynlighed sker snyd, siger han.

Læring af galskaben

For Jep Loft er en af de vigtigste lærdomme fra de mange it-skandaler i det offentlige, at de ansvarlige skal blive bedre til at definere it-projekterne og undlade at skabe de meget store og komplekse systemer.

– En god tommelfingerregel er at dele projekterne op i mindre bidder. Det øger sandsynligheden markant for at udvikle it-systemer, der rent faktisk virker og leveres til tiden. Til de meget sjældne og komplicerede sagsområder bør man overveje at gøre det håndholdt på gammeldags manér, siger Jep Loft.

Han understreger, at hans mission ikke er at skrue tiden tilbage, men at påpege en bestemt systemfejl, som skal rettes op.

– Vi har været vant til at tage det som en selvfølge, at indlysende urimelige beslutninger kan laves om, og at man ikke behøver at være bange for at sige tingene, som de er. Men det trues af den nye ledelseskultur, der har et skær af kejserens nye klæder over sig, siger Jep Loft.

På den måde er bogen dedikeret til de tusindvis af ansatte, som i deres dagligdag må leve med uhensigtsmæssige beslutninger, samt til de ledere, der insisterer på at træffe beslutninger ud fra relevant viden i virksomheden.

– Også selv om de kommer på tværs af de strategier, målepinde, bonusser og paroler, der hersker i virksomheden, siger Jep Loft.

Det afgørende er at skabe et samarbejdsklima, der inviterer til initiativ og modsigelse nedefra i organisationen, siger Jep Loft:

– Hvis man som chef har for høje tanker om sin egen viden og dømmekraft, risikerer man, at ens medarbejdere lader en sejle sin egen sø og passivt ser til, når man begår fejl.

Dødsdømt fra start

EFI var dødsdømt fra start, fordi man ikke havde styr på kravspecifikationen og fejlvurderede kompleksiteten, siger Søren Lauesen, professor ved IT-Universitetet, til Version2: ”Det viste sig, at man skulle programmere 400 gældstyper, der hver havde 600 regler, og så skulle man teste, om systemet håndterede sagerne korrekt. Det var umuligt, og derfor nåede man ikke at teste færdig, før man under politisk pres satte systemet i drift”.

135 milliarder kroner

Så stor var danskernes gæld til det offentlige i 2020 – en stigning på 6 milliarder kroner på ét år. Og selv om EFI’s afløser PRSM, som blev indført i 2019, gør fremskridt, så mangler hovedparten af de cirka 800 offentlige kreditorer fortsat at blive koblet på systemet, så de kan inddrive gæld.

Blå bog for Jep Loft

ALDER: 71 ÅR

UDDANNELSE: Cand.scient. i matematik og datalogi fra Københavns Universitet 1973. Cand.jur. fra Københavns Universitet 1980.

KARRIERE:

1973-1981: Systemkonsulent i IBM

1981-1998: Ansat i A.P. Møller med chefstillinger i Egypten, USA, Venezuela og Danmark. Prokurist i ejerselskaberne 1912 og Svendborg.

1999-2004: Direktør i Mærsk Datas afdeling for den offentlige sektor.

2005-2016: Business Development Manager i IBM.

2016-2018: Business Development Manager i KMD.

2018- Pension

Formand for Arkitekturoprøret siden 2019. Forfatter til bøgerne "Ledelse på Afveje" (2021) og "Dylan på dansk" (2020).

3 gode råd fra Jep Loft om offentlige it-udbud

1. OPDELING

Del opgaven i flere mindre, særskilte opgaver med hver sin kontrakt. Det gør den mere overkommelig, man lærer af fejl i første del, så man ikke gentager dem i de senere dele, og går det galt, er det kun et mindre projekt, der er spildt.

2. DIALOG

Fortolk EU's udbudsregler på samme måde som andre EU-lande. Dansk praksis har været langt strengere og har ført til fejlslagne projekter. Sørg for dialog mellem udbyder og tilbudsgiver allerede i tilbudsfasen og begræns antallet af ufravigelige krav, så leverandørernes gode idéer kan komme frem.

3. PRIORITERING

Lad være med at tage det hele med i samme store it-projekt. Tag det letteste og det vigtigste. Drop det specielle, sjældne og ­komplicerede – i hvert fald i første omgang.

Kommentarer

Log på Mit PROSA for at se eller skrive en kommentar til artiklen