Persondata i PROSA

PROSA opbevarer en del data om medlemmer, kursusdeltagere og besøgende på hjemmesiden.

Her kan du se, hvilke typer af data vi gemmer, hvorfor vi gemmer dem og hvornår vi sletter dem.

Du har ret til at få en kopi af informationer, der indeholder persondata om dig, og at få dem rettet, hvis der er fejl i dem. Skriv til prosa@prosa.dk

Har du i øvrigt spørgsmål eller ønsker at klage over vores behandling af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores eksterne databeskyttelsesrådgiver, DPO Team ApS, der kan træffes på prosa@dpoteam.dk eller telefon 71749020.

Cookies på prosa.dk

Når du besøger prosa.dk, vil din computer modtage en eller flere cookies (små, uskadelige datafiler) automatisk.

Du er ikke forpligtet til at modtage disse cookies, og du kan altid bede din internetbrowser afvise dem, men du vil i så fald kunne opleve, at der er dele af prosa.dk, der ikke fungerer efter hensigten.

Her kan du se, hvad vi bruger disse cookies til:

1. Adfærdsstatistik. Vi fører via SiteImprove statistik over hvilke sider, der besøges på hvilke tidspunkter og hvor længe, hvilke filer, der downloades, hvilke devices, styresystemer og browsere, vi besøges af, hvorfra besøgene kommer (geografisk og URL på indgående link), hvilke søgninger, der foretages på siden eller for at komme til siden og med hvilke søgemaskiner, hvilke links der følges væk fra siden.

Vi anonymiserer den besøgende ip-adresse således, at vi ikke kan slå dig op i vores statistiksystemer. Anonymiseringen er irreversibel.

Vi benytter udelukkende disse data til at føre anonyme statistikker og vi laver aldrig tracking af enkelte identificerbare brugere medmindre dette sker som en del af en fejlsøgning eller lignende initieret af personen selv (se dog nedenfor om logfiler). Vi følger ikke brugere på tværs af devices. Vi respekterer hvis din browser har sat den såkaldte "do not track"-indstilling.

2. I forbindelse med dine eventuelle login på prosa.dk og ved dine tilmeldinger til arrangementer.

Ved brug af login og ved tilmelding til arrangementer registreres de oplysninger, du selv taster ind på din medlemsprofil.

3. I forbindelse med undersøgelser og afstemninger, som du selv vælger at deltage i.

Vi bruger ikke cookies til at målrette indhold eller til at vise annoncer for andre parter. Vi deler ikke oplysningerne med andre parter med mindre du i forvejen er informeret om dette og kun efter samtykke. 

Logfiler på prosa.dk

Hvad indsamles
Vi opsamler og gemmer almindelige server-adgangslogs, fejllogs og logs over alvorlige sikkerhedshændelser

Hvorfor
til brug for fejlfinding og sikring mod uatoriseret adgang til vores systemer.

Data slttes
Almindelige adgangslogs og fejl-logs slettes efter max 10 uger.
Logs over alvorlige sikkerhedshændelser (ModSecurity) slettes efter 180 dage.

Sessions- og brugerdata på prosa.dk

Hvad gemmes
Vi opretter i forbindelse med login på prosa.dk en kopi af visse data om brugeren. Der er tale om navn, adresse, e-mail, telefonnummer, arbejdsgiver, stillingsbetegnelse, arbejdstid, titel, nuværende og tidligere uddannelser, arrangementer man er tilmeldt eller ved at blive tilmeldt, oplysninger om medlemskab af PROSA og afdelingstilhør.

Hvorfor
Til brug for selvbetjeningen på prosa.dk og til styring af, hvilke områder af prosa.dk, man som bruger har ret til at tilgå.

Data slettes
Brugerdata slettes senest 2 timer efter brugerens seneste aktivitet på sitet.

Udmeldelser

Hvad indsamles
Navn, fødselsdato, adresse, mailadresse, begrundelse for udmeldelse

Hvorfor
Til brug for identifikation af personen, der ønsker udmeldelse og som dokumentation for udmeldelsen

Data slettes
Et år efter udmeldelsen er registreret

Lønstatistik

Hvad indsamles
Email-adresse, navn, adresse, arbejdsplads, lønoplysninger

Hvorfor
Udarbejdelse af lønstatistik for PROSAs medlemmer er del af PROSAs vedtægter.

Data slettes
Ikke-anonymiserede data slettes, når man melder sig ud af PROSA.

Medlemmer af trainee-ordningen

Hvad indsamles
Navn, CPR-nr, adresse, mail, telefonnummer, kontaktoplysninger, CV, notater fra kandidatmøder

Hvorfor
For at kunne danne et overblik over, hvilke kompetencer kandidaterne har med henblik på at kunne matche kandidater med virksomheder.

Videregivelse
CPR, navn og dato for afslutning af forløb videregives til STAR (Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering) via FH for at der kan gennemføres effektstudier af ordningen, samt sikre udmøntningen af finanslovsmidler jvf. § 11 stk. 2 punkt 3 i persondataloven.

Data slettes
Ved udmeldelse af PROSA (Dog efter 5 år for deltagere før maj 2018).

Fildrev

Hvad indsamles
Noter der kan indeholde persondata på medlemmer.

Hvorfor
Noter er bl.a. mødereferater og lister over folk, som er ansvarlige for forskellige arrangementer, og bruges til at holde styr på møder og arrangementer.

Data slettes
En gang årligt gennemgås noterne for relevans. Hvis de kan anonymiseres, bliver de anonymiseret. Hvis de ikke længere er relevante, så bliver de slettet.

Mail

Hvad indsamles
Email kan indeholde ustrukturerede persondata.

Hvorfor
Email er en essentiel kommunikationskanal, som er forretningskritisk for PROSA.

Data slettes
Efter 13 måneder slettes mailkommunikation, som ikke aktivt er markeret som relevant af brugeren. En gang årligt gennemgås mails, som er relevante for om de kan anonymiseres eller slettes.

Udbetalinger (oplægsholdere)

Hvad indsamles
Navn, adresse, CPR-nummer, skatteforhold, ansættelsesforhold (arbejdstimer, fast løn, tillæg, kørepenge).

Hvorfor
Data skal bruges som grundlag for lønudbetaling og til indberetning til SKAT.

Data slettes
Efter 10 år – Bankens kontoudtog går 10 år tilbage.

Udbetalinger (udlæg)

Hvad indsamles
Navn, beløb, beskrivelse af udgift/indtægt, bankregistreringsnummer, kontonummer, dato.

Hvorfor
Hvis medlemmer laver udlæg på vegne af PROSA, refunderer PROSA disse udlæg.

Data slettes
Efter 10 år – Bankens kontoudtog går 10 år tilbage.

Telefoni

Hvad indsamles
Kaldte telefonnumre, indkomne telefonnumre. Telefonsvarerbeskeder. SMS’er. Intern telefonbog.

Hvorfor
Telefonsystemet er essentielt for at kunne kommunikere med vores medlemmer, og det registererer oplysningerne automatisk.

Data slettes
Efter 3 måneder

Medlemssystem

Hvad indsamles
Navn, adresse, CPR-nr, a-kasse-medlemskategori, email, telefonnummer, Øst/Vest/SAS/Off, tilknytning til arbejdsmarkedet, offentlig/privat, arbejdsplads, tillidsposter.

Hvorfor
Opkrævning af kontingent, lave fagligt arbejde, indkalde til møder, skatteoplysninger, individuel medlemsservice (juridisk bistand).

Data slettes
Fem år efter udmeldelse.

Juridiske sager

Hvad indsamles
Navn, CPR-nr, dokumentation til sager (f.eks. ansættelseskontrakt, lønsedler, emailkonversationer, og lægeerklæringer).

Hvorfor
For at kunne føre sager for medlemmerne over for arbejdsgivere har PROSA behov for dokumentation for sagen.

Data slettes
10 år efter sagens afslutning.

Backup

Hvad indsamles
Alle data fra alle IT-systemer.

Hvorfor
For at sikre mod datatab ved nedbrud.

Data slettes
Backup holdes i 2 år og slettes herefter.

Kurser og andre arrangementer

Hvad indsamles
Oplysninger om tilmelding til arrangementer, tilkøb, præferencer oplyst ved tilmeldingen og eventuel betaling for arrangementet.

Hvorfor
For at sikre afholdelsen.

Data slettes
Kursusdata anonymiseres efter 2 års inaktivitet for ikke-medlemmer.

Facebook

Vigtig information om personoplysninger og cookies:

Når du besøger denne Facebook-side, som administreres af PROSA, afgiver du en række data, som Facebook anvender som led i sin virksomhed med at levere målrettet markedsføring. PROSA modtager kun oplysninger, der kan identificere dig, hvis du er logget ind med din Facebook-profil og enten synes godt om et opslag eller skriver en kommentar. Herudover er du anonym over for os, idet vi kun modtager aggregerede besøgsdata, hvor den enkelte besøgende ikke kan identificeres.

Facebook gemmer data om besøgende, uanset om du er logget ind eller ej. Som led i indsamlingen af data placerer Facebook cookies på din enhed (computer, tablet eller smartphone) for at kunne identificere dig på tværs af de sider, du besøger. Ved at benytte denne side accepterer du dette. Du kan læse mere om Facebooks behandling af personoplysninger her: https://www.facebook.com/…/information_about_page_insights_… 

Der er indgået en aftale mellem os og Facebook om delt dataansvar, hvor Facebook har påtaget sig ansvaret for opfyldelse af dine rettigheder – herunder sletning - efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) i forhold til deres indsamling og brug af dine oplysninger. Det fremgår af linket ovenfor, hvordan du udøver dine rettigheder i forhold til Facebook.

Ansvarlig for data, sletning og berigtigelser

Dataansvarlig:

Såfremt du ønsker at bruge din ret til indsigt i eller rettelse eller sletning af dine data, kan du henvende dig til:

PROSA

Vester Farimagsgade 37a
1606 København V
prosa@prosa.dk