Arbejdsmiljøorganisationen er rammen om samarbejdet om arbejdsmiljø. Overordnet består arbejdsmiljøorganisationen typisk af en eller flere arbejdsmiljøgrupper og et arbejdsmiljøudvalg.

Er der færre end 35 ansatte er der ikke lovkrav om et arbejdsmiljøudvalg.

Hvordan I mere konkret samarbejder om arbejdsmiljøet aftales i den årlige drøftelse, mens prioriteringerne af de forskellige arbejdsmiljøproblemer sker gennem arbejdspladsvurderingen.

Hvor mange arbejdsmiljørepræsentanter skal der være

Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) afgøres efter en konkret vurdering, hvor der skal tages hensnyn til en række elementer. Det er arbejdsgiveren der fastsætter hvor mange arbejdsmiljørepræsentanter der skal være, men det skal ske i samarbejde med de ansatte.

Oplever I at der for få arbejdsmiljørepræsentanter på den virksomhed hvor du er ansat, vil vi fra PROSA”s side anbefale, at I tager det op i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Er arbejdsgiveren uvillig til at gå ind i en dialog om arbejdsmiljøorganisationens størrelse og opbygning, er det muligt at klage til Arbejdstilsynet over at den konkrete opbygning af arbejdsmiljøorganisationen ikke lever op til reglerne. Inden I tager dette skridt vil det være en god ide at kontakte PROSA, så vi kan rådgive i forhold til at opstille klagen så den tager udgangspunkt i lovens krav.

Antallet af medlemmer skal være tilstrækkeligt til at arbejdsmiljøopgaverne bliver løftet. Det betyder at hvis I har problemer med at nå at lave APV, herunder a komme rundt til samtlige arbejdspladser, så vil det ofte være et udtryk for at der er valgt for få arbejdsmiljørepræsentanter.

Herudover er der defineret en række mere overordnede principper som man skal tage hensyn til:

Nærhedsprincippet

Det vil sige, at der er mulighed for let kontakt mellem ansatte og den valgte medarbejderrepræsentant/arbejdsmiljøgruppen. Dette skal gælde såvel generelt som i forbindelse med f.eks. udkørende konsulenter, skifteholdsarbejde og hjemmearbejde.

Fra PROSA”s side vil vi anbefale, at I sikrer, at det normale er, at der er mulighed for personlig kontakt mellem arbejdsmiljørepræsentanten og de ansatte vedkommende repræsenterer, indenfor normal arbejdstid.

Ledelsesstrukturen

Arbejdsmiljøarbejdet er i udgangspunktet tænkt som et samarbejde mellem en afdelingsleder og en medarbejderrepræsentant for hver afdeling. Er afdelingerne små sammenlægger man flere afdelinger, er de store kan det være nødvendigt med flere arbejdsmiljøgrupper for den samme afdeling.

Denne tankegang passer imidlertid ikke helt til it-faget, hvor mange arbejder inden for en matrix-struktur i projekter, der meget vel kan gå på tværs af afdelinger.

Geografi

Hermed menes om virksomheden ligger samlet eller er spredt ud på to eller flere geografiske lokationer.

Fra PROSA”s side vil vi anbefale at der som minimum er en arbejdsmiljørepræsentant pr. geografisk enhed. Der kan naturligvis være for få ansatte på en enhed til at det er rimeligt at de får en egen arbejdsmiljørepræsentant. Her vil vi som tommelfingerregel benytte grænsen på de 10 ansatte, der er gældende for hvornår en selvstændig virksomhed skal have en arbejdsmiljøorganisation.

Hvis I ender med at have geografiske enheder uden arbejdsmiljørepræsentanter, er det vigtigt at I får aftalt hvordan I sikrer at disse har kontakt til deres arbejdsmiljørepræsentant. Vi vil anbefale at det, i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse, aftales at

Størrelsen

Det siger sig selv, at man skal undgå at have alt for store arbejdsmiljøgrupper. Vi vil anbefale, at man ikke skal repræsentere flere end 50. Dette skyldes at man kan have svært ved at nå rundt til flere end dette når man skal have personlig kontakt med dem man repræsenterer. Samtidig er det vigtigt at huske på, at jo flere man skal repræsentere, jo mere tid skal man også bruge på det, og det kommer hurtigt til at virke ”uretfærdigt” i forhold til det projekt eller den afdeling der skal afse ressourcer til sikkerhedsarbejdet.

Præcist hvor Arbejdstilsynet vil lægge niveauet er et åbent spørgsmål, og der vil næppe komme et generelt tal som man skal holde sig under. Antallet afhænger nemlig også af, hvordan man vil vurdere it-arbejdet med hensyn til kompleksitet og omfang af potentielle arbejdsmiljøproblemer.

Arbejdsmiljøforholdene

Arbejdets art, farlighed, risici og positive faktorer er hvad der forstås ved arbejdsmiljøforholdene.

Generelt vil it-arbejde blive betragtet som mindre farligt, og det er netop derfor man tillader arbejdsmiljøgrupper, der skal dække mange ansatte.

Arbejdets organisering

Har I regulært holddrift, skal I have en arbejdsmiljøgruppe for hvert hold, således at man kan komme i kontakt med sin arbejdsmiljørepræsentant i arbejdstiden.

Særlige ansættelsesformer

Har virksomheden fx mange korttidsansatte, løst ansatte og vikaransatte, påvirker det de opgaver, som AMO har i forhold til at sikre tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion, som er tilpasset de ansattes behov.

Beskyttelse af arbejdsmiljørepræsentanten

Arbejdsmiljørepræsentanten har samme beskyttelse som en tillidsrepræsentant (Arbejdsmiljø-loven §10 stk. 2). Det vil sige, at man ikke må fyres eller behandles ringere end de øvrige ansatte som følge af sit hverv. Som med tillidsrepræsentanter er der dog situationer, hvor arbejdsgiveren kan fyre arbejdsmiljørepræsentanten. Hvis arbejdsmiljørepræsentanten ikke er beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af sine forhold efter stk. 2, skal den pågældende have et forlænget opsigelsesvarsel på 6 uger. Fx hvis der er nedgang i arbejdsmængden og arbejdsmiljørepræsentanten ikke kan omplaceres. Det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at en sådan omplacering ikke kan lade sig gøre med passende uddannelse og/eller oplæring eller, at arbejdsmiljørepræsentanten er den ringest kvalificerede.

Arbejdsmiljørepræsentanten kan også afskediges, hvis han eller hun forsømmer sine pligter som almindelig ansat.

Hertil kommer, at arbejdsmiljørepræsentanten kan bortvises ved grov arbejdsvægring eller ved kriminelle handlinger.

Under alle omstændigheder bør du kontakte PROSA, hvis du bliver fyret, mens du er arbejdsmiljørepræsentant eller inden et år efter, at du er fratrådt, så vi kan vurdere, om der er basis for at føre sagen videre eller at indgå i forhandlinger med arbejdsgiveren.

Tavshedspligt

Der gælder de samme regler vedrørende tavshedspligt som for andre ansatte. Det betyder, at man har tavshedspligt i henhold til markedsføringslovens §10, hvori står, at man ikke må videregive oplysninger om forretningshemmeligheder. Arbejdsmiljørepræsentanten skal inddrages i planlægningen af større ændringer fx i arbejdets organisering. Det betyder, at arbejdsmiljørepræsentanten lettere kan komme i besiddelse af oplysninger, der er underlagt markeds-føringslovens §10 stk. 2.

Stk. 2. “Har den pågældende fået kendskab til - eller fået rådighed over - virksomhedens erhvervshemmeligheder på retmæssig måde, må den pågældende ikke ubeføjet viderebringe eller benytte sådanne hemmeligheder. Forbudet vedvarer i 3 år efter tjenesteforholdets eller hvervets ophør.”

Uddannelse

Når du er valgt til arbejdsmiljørepræsentant, skal du deltage i et grundkursus i arbejdsmiljø. Kravet om uddannelse finder du i Arbejdsmiljøloven § 9 samt Arbejdsministeriets "Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed". I bekendtgørelsen skal særligt bemærkes § 34, § 35 og § 36.

Senest 3 måneder efter du er blevet valgt, skal du have gennemført et 3 dages grundkursus i arbejdsmiljø.

Inden 9 måneder efter du er blevet valgt skal du have tilbudt 2 dages supplerende uddannelse. Uddannelsen skal være gennemført inden for de første 12 måneder.

FH og AC udbyder i fællesskab de 3 dages grundkurser, du kan se deres kurser her.

Efteruddannelse

Efter det første år, har du ret til 1½ dags efteruddannelse i hvert funktions år (Bekendtgørelsen § 36).

Det er kun en ret til uddannelse og benytter du den ikke bortfalder dagene. Man kan dog aftale at samle efteruddannelsesdagene for 2 år, så der bliver mulighed for et kursus på 3 dage.

Du kan ikke frit vælge hvilken efteruddannelse du selv finder relevant. Derimod skal der udarbejdes en kompetenceudviklingsplan. (Bekendtgørelsens § 39)

Den fornødne tid til arbejdet

Arbejdsmiljørepræsentanten skal have den fornødne tid til at udføre sit hverv og må ikke rammes økonomisk som følge af hvervet som arbejdsmiljørepræsentant. Der er dog ikke faste retningslinjer for hvor meget tid, det er nødvendigt at afsætte til arbejdet.

Arbejdsgiveren skal betale for den tid, der bruges på arbejdsmiljøarbejdet, herunder deltagelse i lovbundne kurser, tab af indtægt og andre udgifter såsom kursusgebyr, rejse- og opholdsudgifter.

Du har ret til samme mængde faglig efteruddannelse som dine kolleger. Din arbejdsgiver må således ikke sige nej til et fagligt kursus med henvisning til, at du allerede har været på arbejdsmiljø kursus. Gør han det, er det en måde at stille dig ringere som arbejdsmiljørepræsentant, i forhold til dine faglige udviklingsmuligheder.

Kontakt med kollegerne

Det kræver ledelsens tilladelse, hvis du som arbejdsmiljørepræsentanten vil indkalde, de kolleger du repræsenterer, til møde i arbejdstiden. Bliver der ikke givet tilladelse, må du som arbejdsmiljørepræsentanten klare dig med at tale med hver enkelt på deres respektive arbejdspladser – arbejdsmiljørepræsentanten har nemlig ret til at komme på alle de arbejdspladser, der hører ind under den sikkerhedsgruppe vedkommende er valgt til.

Kontakt til de øvrige arbejdsmiljørepræsentanter

Hvis der er 35 eller flere ansatte, skal der være en arbejdsmiljøorganisation i 2 niveauer. Det indebærer en pligt til at koordinere mellem de forskellige arbejdsmiljøgrupper. Som arbejdsmiljørepræsentanter giver det jer samtidig en ret til at mødes og koordinere jeres indsats (Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed § 28 stk. 5)

De ansattes mulighed for at kontakte arbejdsmiljørepræsentanten

Dine kolleger skal have mulighed for at komme i kontakt med dig som arbejdsmiljørepræsentant i deres arbejdstid. Dette er normalt ikke et problem, men I skal være særligt opmærksomme hvis I har:

• Holddrift.
• Konsulenter eller andre udkørende der bruger det meste af deres tid hos kunderne.
• Kolleger der udsendes som vikarer på andre virksomheder.

Kontakten til Arbejdstilsynet

Arbejdsmiljørepræsentanten skal så vidt muligt være med ved besøg fra Arbejdstilsynet, og skal orienteres om påbud og anbefalinger givet af At.

At's screener stikprøvevis arbejdsmiljøet på virksomheder med mere en 2 ansatte. Disse screenings besøg er varslede, så I ved at At vil komme i en nærmere fremtid, men ikke hvornår de præcis kommer. Besøg fra Arbejdstilsynet vil blive gennemført uanset om arbejdsmiljørepræsentanten eller ledelsen er tilstede. læs mere om besøg fra Arbejdstilsynet på deres hjemmeside.

Ledelsen skal også informere arbejdsmiljørepræsentanten om materiale og rapporter, den modtager fra Arbejdsmiljørådgivere, BFA og andre sagkyndige.

Du har mulighed for at henvende dig direkte til Arbejdstilsynet, hvis I har svært ved at opnå resultater i forhandlingerne med arbejdsgiveren. En henvendelse til Arbejdstilsynet kan i første omgang være en måde at finde ud af, om forholdene efter deres opfattelse er i uoverensstemmelse med Arbejdsmiljøloven, og om det vil kunne give anledning til et påbud. I anden omgang kan man lave en egentlig anmeldelse af virksomheden, en sådan anmeldelse kan også foregå anonymt. Vær opmærksom på, at du ikke kommer til at tale direkte med en fagkyndig tilsynsførende, når du henvender dig til Arbejdstilsynet. At har valgt at lade alle henvendelser gå gennem et call center. Derfor skal du være i stand til at forklare dit problem relativt præcist, når du henvender dig.

Arbejdsgiveren har pligt til aktivt at medvirke i arbejdsmiljøarbejdet

Det er arbejdsgiveren, der skal sikre, at arbejdsmiljøorganisationen bliver etableret og samarbejdet holdt ved lige. Det betyder også, at arbejdsgiveren skal deltage i arbejdet og under ingen omstændigheder må løbe fra ansvaret. Dette er vigtigt, da de fleste initiativer kræver økonomiske midler eller påvirker ledelsens ret til at lede og fordele arbejdet.

Muligheden for at stoppe arbejdet

Arbejdsmiljøgruppen kan stoppe arbejdet, hvis der er overhængende fare eller sundhedsrisiko for de ansatte. Det er dog uhyre sjældent, at denne regel kommer i anvendelse på it-arbejdspladser.

Kun hvis arbejdslederen ikke er tilstede, kan arbejdsmiljørepræsentanten stoppe arbejdet alene. Risikoen skal desuden være så akut, at der ikke er mulighed for hverken at kontakte ledelsen eller formanden for arbejdsmiljøudvalget inden arbejdet standses. Når man har standset arbejdet, skal ledelsen eller formanden for arbejdsmiljøudvalget kontaktes umiddelbart herefter.

En gang om året skal virksomheden afholde en arbejdsmiljødrøftelse. Formålet er at vurdere om man har nået de resultater man ønskede sig, at se fremad og aftale hvordan samarbejdet skal foregå det kommende år, endelig skal man aftale målene for det kommende års arbejde.

BFAkontor har lavet en guide I kan tage udgangspunkt i på virksomheden (PDF 622kb).

Hvis I har en behov for en lidt bredere snak om arbejdsmiljøarbejdet, har BFAkontor udarbejdet en vejledning om arbejdsmiljøorganisationens opgaver.

Herudover skal I være opmærksomme på, at hvis der er noget der halter i arbejdsmiljøarbejdet, er det i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse det bør tages op, det kan f.eks. dreje sig om:

• At der er for få arbejdsmiljørepræsentanter.
• Der ikke er referater fra møderne i arbejdsmiljøudvalget
• Der holdes for få møder i arbejdsmiljøudvalget.
• Der ikke bliver givet efteruddannelse til arbejdsmiljørepræsentanterne.

Der skal afholdes valg. Det betyder, at man skal indkalde kandidater med en passede frist, hvilket normalt betyder 14 dage. Det er vigtigt at indkaldelsen kommer ud til alle der hører til arbejdsmiljøgruppen. Der kan dog være begrænsninger i hvem der er valgbare.

Selve valghandlingen bør foregå som en hemmelig afstemning. Alle ansatte der hører til sikkerhedsgruppen skal have mulighed for at stemme, også selv om de ikke er valgbare. Dog har mellemledere og ledere ikke stemmeret. Du kan se mere om afstemningsproceduren her.

Valgperioden er normalt 2 år. Når valgperioden er udløbet skal der afholdes valg igen.

Når valget er afsluttet skal arbejdsmiljøgruppens sammensætning offentliggøres. Det er vigtigt at alle ansatte ved hvem der er deres arbejdsmiljørepræsentant og hvem arbejdsmiljøgruppen består af. Så udover at skrive navne i den information man giver til nyansatte, skal oplysningerne også være tilgængelige for alle. Dette sikrest nemmest med et opslag.

HUSK også at meddele PROSA valg og genvalg.

Vi har udarbejdet en blanket du kan benytte:

Registreringsblanket i ODTRegistreringsblanket i Word

Hvem kan vælges

For at være valgbar som arbejdsmiljørepræsentant kræver det, at man er beskæftiget mere end 10 timer om ugen. Der kan være andre krav, men er der tvivl om valgbarheden i en konkret sag vil vi anbefale at du kontakter PROSA.

Afstemningsproceduren

Afstemningsproceduren afhænger af hvor mange kandidater, der er stillet op:

En kandidat

Hvis der kun er en kandidat vil man normalt betegne kandidaten som valgt ved fredsvalg. Nogle overenskomster kræver at der afholdes en afstemning selvom der kun er en kandidat. Vi vil generelt anbefale, at I foretager en afstemning så arbejdsmiljørepræsentanten har et mandat til sit arbejde.

To kandidater

Hvis der er 2 kandidater vil det i mange tilfælde være nok at afholde en afstemning om hvem af de to man fortrækker. Men i en række overenskomster er der krav om, at man skal have mere end 50% af stemmerne for at blive valgt. Det betyder at man i nogle tilfælde vil være nødt til at fortage en sidste afstemning med kun en kandidat. Hvis kandidaten ikke opnår minimum 50% af stemmerne skal valgproceduren gå om, og man må ud at finde ny kandidater der kan vinde de 50% af stemmerne.

Flere end 2 kandidater

Hvis der er flere end 2 kandidater, er det mest almindelige, at man i hver valgrunde fjerne den kandidat der har færrest stemmer. Medmindre en af kandidaterne har mere end 50% af stemmerne; i så tilfælde er vedkommende valgt.

En række overenskomster kræver, at man skal have mere end 50% af stemmerne for at blive valgt. Det betyder at man i en række tilfælde ikke kan slutte med afstemningen mellem de to sidste kandidater, men er nødt til at fortage en sidste afstemning med kun en kandidat. Hvis kandidaten ikke opnår minimum 50% af stemmerne skal valgproceduren gå om, og man må ud at finde ny kandidater der kan vinde de 50% af stemmerne.

Valgperiode

Valgperioden er normalt 2 år, den kan dog udvides til 4 år. Det er arbejdsmiljøorganisationen selv der beslutter om valgperioden skal udvides, men der skal laves en generel aftale, og aftalen skal laves inden valget afholdes. Det går ikke bare at forlænge når man opdager, at der er gået mere end 2 år og ikke har afholdt valg.

Står man overfor en større organisationsændring, kan man midlertidigt forlænge valgperioden.