APV er både blevet nøglen til at få et systematisk arbejdsmiljøarbejde og til Arbejdstilsynets vurdering af virksomhedens arbejdsmiljø og evne til selv at arbejde med problemerne.

APV'en skal være tilgængelig for alle ansatte. Den skal indeholde en handlingsplan for de væsentligste arbejdsmiljøproblemstillinger på virksomheden med tidsfrister og ansvarlig.

Det er et lovkrav, at der skal være skriftlig APV på alle arbejdspladser. Også på virksomheder med færre end 10 ansatte. Hvis der er en arbejdsmiljøgruppe har den til opgave at gennemføre en arbejdspladsvurdering.

Arbejdsmiljørepræsentanten skal underskrive APV'en før den er gyldig.

Arbejdspladsvurderingen skal være tilgængelig for alle ansatte.

En arbejdspladsvurdering skal omfatte en stillingtagen til virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, og hvordan de løses.

Vurderingen skal indeholde følgende elementer:

• Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold, herunder om der er arbejdsmiljøproblemer samt problemernes art og omfang
• Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, herunder:
  • problemernes art, alvor og omfang
  • årsagerne til problemerne
• Virksomhedens sygefravær med henblik på vurdering af, om forhold i virksomhedens arbejdsmiljø kan medvirke til sygefraværet
• Prioritering og handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses umiddelbart. Af planen skal fremgå, i hvilken rækkefølge og i hvilken takt de konstaterede problemer skal løses
• En aftale for opfølgning på handlingsplanen, herunder hvem der har ansvaret for gennemførelse af planen, samt hvornår og hvordan der skal føres tilsyn og kontrol med de iværksatte foranstaltninger, herunder om igangsatte løsninger er fyldestgørende, og om handlingsplanen skal revideres m.v.

I forbindelse med kontorarbejde er der en række typiske arbejdsmiljøproblemstillinger. Du kan se disse beskrevet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser

Der skal udarbejdes en ny APV i forbindelse med:

• Indretning af nye lokaler og lignende.
• Ændring af arbejdsmetoder.
• Indkøb af nye maskiner.
• Udbygning af produktionen.

Det er vigtigt at jeres APV gennemgår de potentielle problemer der er inden for jeres område.

For kontorområdet har BFAkontor udarbejdet en generel vejledning om emnet.

APV vejledningen fra BFAkontor findes også i en engelsksproget version.

Endvidere kan du finde materiale på Arbejdstilsynets hjemmeside. Det drejer sig om:

• En overordnet vejledning.
• Branchespecifikke arbejdsmiljøvejvisere.
• Branchespecifikke tjeklister

Husk alle ansatte

I skal være opmærksomme på at alle skal dækkes af en APV. Har I f.eks. egen rengøring ansat skal I lave en særlig APV der dækker deres arbejdsforhold.

Særlige hensyn

Har I unge under 18, eller har I ansatte der er gravide eller ammende, skal der laves en særlig gennemgang for disse grupper.

Du kan finde mere information på Arbejdstilsynets hjemmeside:

• Unge under 15 år.
• Unge over 15 år.
• Gravide og ammende

Det psykiske arbejdsmiljø skal med i jeres arbejdspladsvurdering. Hvordan det konkret bør gøres afhænger af problemernes karakter og hvor mange i er på arbejdspladsen.

Er der under 20 deltagere i APV'en, er det stort set umuligt at lave den anonym, og trygheden omkring den må sikres på en anden måde.

Mener du ikke, at der er særlige problemer med det psykiske arbejdsmiljø på din arbejdsplads findes der en række simple spørgsmål du kan stille. Du kan finde dem dels i APV vejledningen fra BFAkontor dels i tjeklisterne fra Arbejdstilsynet.

For at forbedre det psykiske arbejdsmiljø skal der i reglen mere til. Præcist hvad afhænger af hvad problemstillingen er.

Mobning og Chikane

Mobning og chikane er et af de psykiske arbejdsmiljø problemer, man ofte opdager alt for sent. Derfor børe I spørge ind til disse forhold også selvom I ikke regner med, at I har problemet. Her rejser spørgsmålet sig for alvor om anonymitet. På den ene side skal der være dem der er udsatte for mobning eller chikane sikres tilstrækkelig tryghed til at de vil fortælle om problemerne. På den anden side er det svært at gøre noget ved, hvis man har en anonym besvarelse, der fortæller at der er et problem med mobning.

En mulighed er at starte med den anonyme afdækning, viser det sig at der er en eller flere der peger på et problem med mobning eller chikane er man nødt til at bevæge sig fra at folk er anonyme til at de står frem. Dette kan gøres ved at udpege en personkreds. Herefter opfordre man dem der er udsat for mobning eller chikane til at henvende sig til en fra denne personkreds.

Henvender den der er ramt af mobning eller chikane sig, vil det være en god ide om vedkommende er så hårdt ramt, at der er behov for hjælp fra en psykolog. Herudover er der behov for at den ramte acceptere at man går videre i forhold til dem der står for mobningen eller chikanen. Dette kan kun ske med udgangspunkt i konkrete handlinger på konkrete tidspunkter. Derfor kan man heller ikke bevare anonymiteten for at komme videre af dette spor.

Ønsker vedkommende at forblive anonym, kan I ikke gøre videre i den konkrete sag. Det man kan gøre er at gå videre med et projekt der kan gavne både i forhold til den enkelte og generelt. Det kan være et tema om konflikt håndtering eller et projekt om acceptabel og uacceptabel adfærd.

BFAkontor har lavet et glimrende undervisningsforløb om konflikthåndtering som i kan tage udgangspunkt i.

Stress

Stress vil være relevant at forholde sig til på de fleste it arbejdspladser. Problemet er sjældent at få kortlagt, at der er et problem, men snare at komme fra kortlægning til handling. Her vil du kunne benytte nogle af de råd der er på vores side forbyg stress

Reglerne kræver, at I som arbejdsmiljøorganisation skal inddrage sygefraværet i jeres APV.

Opgaven i denne forbindelse er ikke at se på den enkeltes sygefravær, men at undersøge om der er noget i jeres arbejdsmiljø der giver anledning til sygefravær.

Samtidig er det PROSAs opfattelse, at det er vigtigt også at have blik for sygenærvær. Det vil sige ansatte der er syge men som går på arbejde alligevel. Sygenærvær kan skyldes rigtigt mange ting, blandt de typiske kan nævnes:

• Mangel på backup på opgaverne og for stort arbejdspres, så man ved at arbejdet blot har hobet sig op i forbindelse med sygefravær. Alt for ofte ser vi virksomheder der ikke inddrager sygefravær og ferie i deres planlægning.
• At de ansatte føler deres job er i fare hvis de får for meget sygefravær. Denne trussel kan både være oplevet og reel. Uanset hvad kan en sundheds- eller fraværspolitik være med til at præcisere spillereglerne både for ledelse og ansatte.

Emnet sygefravær er ofte et følsomt emne. Og det må derfor anbefales at denne del af APVen gennemføres helt anonymt. Hvis I vil have sygenærværet med kan I ikke nøjes med fraværsstatistikker, men I må i stedet gennemføre en anonym spørgeskemaundersøgelse. For at sikre anonymiteten vil en sådan undersøgelse skulle omfatte mere end 20 medarbejdere.

Det centrale i APV'en er, at der bliver gjort noget ved de problemer I afdækker. Derfor skal der opstilles en handlingsplan.

En handlingsplan indeholder:

• hvilke problemer I vil løse,
• hvordan I vil løse dem,
• hvornår de skal være løst
• hvem der har ansvaret for at følge op.

Det er vigtigt at du ikke skriver under på APV'en før alle elementerne er på plads.

Er der problemer I ikke mener I er i stand til at løse, eller hvis I er usikre på hvordan I skal løse det, er det nødvendigt at tilkalde ekstern hjælp i form af en arbejdsmiljørådgiver.

Tidsfrist

Langt de fleste arbejdsmiljøproblemer af fysisk karakter bør kunne løses inden for 3 måneder. Kræver løsningen større investeringer kan der dog være behov for at ledelsen får tid til at lægge dem ind i budgetterne. Psykiske arbejdsmiljøproblemer kan tage noget længere tid at løse, og det kan være svært at sige hvornår et problem er løst. Dog kan man sætte tidsfrister på hvornår en aktivitet skal være gennemført. Det kan både være en workshop eller et seminar som arbejdsmiljøorganisationen selv står for, men det kan også være ledelsen der skal have udarbejdet prioriteringshierarkier med de ansatte.

Kravet om arbejdspladsvurdering findes i:

• Lov om arbejdsmiljø i afsnittet om arbejdsgiverens pligter § 15
  
• Bekendtgørelsen om arbejdets udførelse